“Save the date” ¿Qué significa y cuál es su uso en la organización de eventos?

La organización de eventos corporativos ha ido evolucionando en decoración, colores, estilos y temas, con ideas creativas que marcan la diferencia. Una de ellas es el denominado “Save the date”, o reserva la fecha, adoptada como una herramienta para garantizar la asistencia de los invitados.

Los expertos en organización de bodas o ‘wedding planner’ han popularizado muchos términos en inglés relacionados con las tradiciones propias de los enlaces anglosajones y que poco a poco se han ido adaptando a las bodas en el resto del mundo. Es aquí donde aparece el uso del “Save-the-date”, una tarjeta o comunicación electrónica, que se envía entre seis y doce meses antes de la boda, y que sirve para anunciar a los invitados la fecha del enlace.

Poco a poco esta tendencia se ha convertido en una herramienta útil en la organización de los eventos corporativos. Las tarjetas de pre invitación resultan especialmente ventajosas cuando el evento cuenta con un número importante de invitados porque permiten coordinar la logística correspondiente, en especial si la velada incluye un almuerzo o cena formal, agilizar presupuestos y definir el estilo del evento. Para los invitados es una manera de notificarles con tiempo la fecha especialmente para aquellos que tienen una agenda complicada o deben realizar reservaciones de traslado, estadía o vuelos.

Sin duda anunciar un evento de una manera moderna, práctica y original despierta el interés en el invitado. Puede hacerse a través de un vídeo, una tarjeta, correo electrónico o cualquier otro elemento. Lo ideal es enviarla de manera electrónica para facilitar la entrega y dar uso a los medios digitales y redes sociales que están tan de moda.

El Save-the-date suele enviarse entre uno o dos meses antes del evento, no es la invitación formal, ni la sustituye; tras enviar la tarjeta correspondiente, que se limita a los datos de la fecha y el motivo del evento, la invitación formal sigue vigente, y debe distribuirse quince días antes de la fecha del acontecimiento, incluyendo el resto de los datos importantes: horario, etiqueta de vestimenta, dirección de la locación y cualquier otro detalle.