Retos profesionales del ceremonial en el entorno oficial

El departamento de Protocolo, Ceremonial y Eventos de las instituciones del Estado, sufre muchos cambios originados mayormente cuando llegan nuevas autoridades a la administración de las mismas.

Estos cambios generan retos profesionales en el entorno del departamento como de la persona encargada. Generalmente en sus direcciones encontramos profesionales con los conocimientos y experiencias que requieren el día a día en sus dinámicas.

Con la responsabilidad de planificar, diseñar, organizar, supervisar y velar por el desarrollo de los diferentes eventos y actos de la institución, garantizando la calidad de los mismos.

Interviene en el diseño, selección, adquisición y preparación de objetos institucionales, cuidado, tutela y colocación de símbolos patrios. El asesoramiento a los funcionarios de la institución en materia de ceremonial y protocolo y de la comunicación protocolar con los distintos públicos.

Algunas personas no les gustan la rigurosidad que exige la organización del ceremonial que se debe llevar dentro del protocolo que se centra en todos los aspectos y formas concernientes a un encuentro, acto o ceremonia (público o privado). Esto refleja claramente el desconocimiento establecido en las normas y comportamientos, basados en los usos, costumbres o sentido común.

Los encargados del ceremonial debemos adelantarnos a los acontecimientos, tener el calendario de las actividades oficiales de la institución como de las fechas patrias, gubernamentales y de orden social, lo que ayudará en las estrategias de logros. Es lo que internamente solemos llamar "apagando incendios". Mientras mejor es la planificación, menos imprevistos tendremos.

Es importante tener dentro de la institución y fundamentalmente en el departamento de Protocolo, Ceremonial y Eventos, las 6 "C laborales": Compenetración, Comunicación, Coordinación, Complementariedad, Confianza, y Compromiso, fortaleciendo así, las labores y el buen funcionamiento de todo el equipo que lo forman.

Planificar un evento, organizarlo y realizarlo lleva mucho esfuerzo dentro del tiempo que se pueda tener para el mismo, por eso es importante en los encuentros de los equipos que intervendrán en su realización, definir cada paso.

Es de gran importancia que todos estén compenetrados, con el conocimiento de lo que se ha de realizar (escuchar – percibir – interpretar). Por eso debemos aclarar todo previamente sin interpretaciones erróneas, emitiendo las ideas y sugerencias correctas y de acuerdo a las experiencias.

La comunicación es vital, definiendo las responsabilidades individuales y colectivas de todos los actores que intervendrán en el evento o acto, generando así la confianza de las expectativas del éxito esperado, reduciendo los problemas de comunicación, haciendo que esta sea la más efectiva en la coordinación de las acciones.

Dentro de cada acto público, evento oficial, o actividad institucional se debe de realizar el " Manual de Procedimientos". Los profesionales deben de articular lo idóneo de sus herramientas al servicio de la gestión, desarrollando tácticas, métodos, recursos, técnicas y estrategias necesarias basadas en sus experiencias para lograr el resultado esperado.