Protocolo en Firmas de convenio y cooperación interinstitucional.

Hoy en día diferentes instituciones realizan firmas de acuerdos o convenios buscando acercar posturas de negocios en relaciones de colaboración.

Es un acto en el que los protagonistas firmantes, son igual de importantes, ninguno prima sobre el otro, esta posición se cuidará rigurosamente entre las partes, el mensaje a transmitir es de mutua colaboración.

Se entiende por firmas de convenio, todo acto celebrado entre dos o más instituciones y/o personas jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras y cuya finalidad será aprovechar sus mutuos recursos o fortalezas.

En siglos pasados, este tipo de convenios se denominó ¨Trueque¨, según las necesidades se realizaban de todo tipo entre las partes. Hoy en día en esta voluntad encontramos diferentes acuerdos o convenios: El convenio de cooperación o acuerdo marco, El suscrito, los de cooperación internacional, El interinstitucional, entre otros.

Estas firmas constituyen actos clásicos en el protocolo actual, donde dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de invitados o no. Se hace pública para difusión y dar cuenta del resultado final de las negociaciones. Se estipula 3 invitados por institución firmante. Programadas para los medios de comunicación o para los reducidos invitados.

Puede asistir una alta autoridad o invitado de honor cuya presencia refuerza el acto, aunque no firma, preside simbólicamente, y cierra la misma con una intervención.

Existen dos formas habituales de protocolo para la firma: 1.- Convenio Simple: firma pública de tantos ejemplares como firmantes, con intercambio de carpetas. 2.- Convenio Múltiple: firma pública de un único ejemplar, sin intercambio de carpetas.

- El salón de firma como el del refrigerio deben de estar listo una hora antes.

- En la mesa colocadas las carpetas con los contratos y bolígrafos de tinta azul. Cada bolígrafo preferiblemente debe tener los nombres de los firmantes.

- Nunca los asientos serán forrados. Se pueden identificar con los nombres firmantes.

- La bandera de la patria en el centro en un asta de 6 pulgadas más alta a las demás, del mismo material. La bandera anfitriona a la izquierda y a la derecha la del invitado (vista frontal).

- El anfitrión ocupará la silla derecha y el invitado la izquierda (vista frontal).

- Su Programa es básico, puede tener uso de multimedia para apoyar los contenidos de la firma

- El conductor o ejecutivo de la institución anfitriona, dará lectura al texto de firma.

- Se firman los documentos con o sin intercambio de carpetas.

- Protocolo realiza el paso de páginas y el cruce de carpetas para que ambos contratos estén firmados.

- Los firmantes expresan sus palabras en el orden establecido de su colocación en la mesa.

- Fotos de los firmantes y en compañía de invitados.

- Brindis liquido

- Suvenir a la retirada de los invitados