Estrategia
Cómo lograr un evento virtual exitoso
El contenido debe ser oportuno y relevante. Ofrecer soluciones e ideas innovadoras enfocadas en las preferencias de la audiencia.
La marca pidió a los invitados que se conectaran por la plataforma Zoom desde el lugar favorito de sus hogares. Fuente externa.
Las empresas de organización de eventos se enfrentan a contextos retadores tras la pandemia por coronavirus. En lo adelante, la permanencia en el mercado dependerá de su agudeza para implementar prácticas que reflejen innovación y capacidad de adaptación.
Sin importar el tipo de evento (conferencia, taller, presentación de producto, etc.) el distanciamiento físico es un desafío. En este escenario el mundo digital se convierte en protagonista y brinda opciones tecnológicas para que los encuentros virtuales puedan reunir a las personas en un ambiente cálido y ofrecer información y oportunidades de ‘networking’.
Pero, ¿qué hacer para que una actividad virtual sea memorable? Conversamos con tres expertas, aquí sus recomendaciones.
Convocatoria a casa llena Julissa Núñez, consultora de ‘branding’, está convencida de que lo virtual no supera lo presencial. “Nunca lo hará, porque la energía de un espacio con personas vibrando en una misma sintonía es mágica. De lo que si estamos seguros es que se pueden implementar otras formas de conectar y transmitir el mensaje”.
Desde su experiencia, Núñez resume en cinco puntos sus recomendaciones para el éxito de una convocatoria virtual. El primero es diseñar una propuesta de valor. “Antes del Covid-19 la mayoría de las empresas planeaban un evento por cualquier motivo, ahora el mundo cambió. Lo primero es determinar si realmente es necesario”.
Crear la campaña de promoción es el segundo punto. Núñez sostiene que se deben definir las estrategias para dar a conocer el evento. “Analizar las colaboraciones con otras marcas personales o comerciales, acuerdos con ‘influencers’, identificar los hábitos de consumo de los posibles asistentes, sus necesidades y las soluciones que ofrecerá el evento”.
Con el encuentro definido es tiempo de pasar al tercer paso. “Crear una expectativa, una especie de probadita de lo que pasará, puede ser a través de un video”.
Con la intención de que los futuros participantes puedan tener mínimo siete puntos de contacto con la promoción se ejecuta el plan de medios, explica la experta. “Evaluar si el público consume radio, tv, prensa, revista o redes sociales, seleccionar los embajadores y distribuir el contenido”.
El último paso es implementar acciones de marketing digital. “La recomendación es crear contenido de valor previo al evento, esta es la mejor forma de lograr ‘egagement’ o compromiso”.
Un resultado extraordinario Lishelle y Lisbelle Deschamps, fundadoras de OE Fiesta, plantean que para que un evento virtual sea extraordinario se debe diseñar con atención a las necesidades de cada invitado. “Ya no basta buena comida, bebida o música, debemos pensar ¿cómo sorprender, qué distracciones existen y cómo eliminarlas?”
En referencia a la oferta, las hermanas Deschamps apuntan que debe ser exclusiva y “crear una experiencia que gane a la distracción del celular generando emociones de tal manera que cuando termine el evento se despierte el deseo de compartirlo”.
Las empresarias dicen que esto se logra con el efecto ¡Wao! “Ese detalle que moverá la audiencia a conectar durante el evento virtual y sentir que está físicamente. Debemos cuidar las pausas y el ritmo. Las personas no soportan más de 45 minutos sentados de enfoque total. Los actores, expositores o moderadores deben integrar a la dinámica actividades para evitar que los participantes apaguen su cámara y se alejen”.
“El éxito es mantener el mismo entusiasmo desde el inicio hasta el final, por ejemplo con un premio, un invitado especial o alguna sorpresa. Y no olvidar agregar valor post evento, la plataforma virtual regala la oportunidad de seguir conectados. Al Concluir comparte el resumen del contenido, algunas capturas de pantalla, una encuesta, solicita testimonios y agradece”.