Todo lo que necesitas saber sobre la videoconferencia

Hacer videoconferencias es una modalidad que, poco a poco, se ha ido implementando en numerosas empresas debido a los cuantiosos ahorros que ofrece y a la experiencia real que genera. Pero a pesar de que es una tendencia en crecimiento dentro de los ambientes laborales, en República Dominicana aún no estamos completamente acostumbrados a usarla, y muchos todavía no entendemos algunas normas de etiqueta para aprovechar esta funcional herramienta tecnológica.

Frente a la crisis sanitaria provocada por el Coronavirus y que mantiene en cuarentena el mundo, comunicarse de forma remota puede salvar nuestra vida, al tiempo que permite que podamos continuar siendo productivos desde casa. Ante esta realidad, las llamadas en vídeo son la mejor opción.

Aquí algunas sugerencias basadas en un artículo publicado por el portal de negocios Entrepreneur, para maximizar este canal de comunicación.

Entiende cómo funciona. Las videoconferencias no son una combinación entre hablar por teléfono y tener contacto “cara a cara” con una persona. Es un canal completamente distinto, por lo que tiene sus propias reglas. Por ejemplo, ten presente que, aunque no estés hablando, la gente te está viendo por lo que siempre debes comportarte de manera adecuada.

Iluminación correcta. La luz del techo es la peor iluminación para hacer videoconferencias, ya que hace sombra bajo los ojos y en el puente de la nariz, lo que da un aspecto de cansancio. La luz suave, natural, es la mejor; lo ideal es que la luz se encuentre detrás de la cámara web (directamente detrás de ella, o una a la izquierda y otra a la derecha) y una directamente detrás.

A dónde mirar. Aunque en el contacto real es esencial ver al interlocutor directamente a los ojos, en videoconferencia debes considerar la “diferencia focal”. Cuando hables, debes ver a la cámara; cuando no, ve a la pantalla de tu computadora o dispositivo.

Evita el ‘multitasking’. Es muy notorio cuando alguien que está participando en una videoconferencia está haciendo varias cosas a la vez. Sus ojos se mueven de un lado a otro o suenan hojas, lo cual resulta sumamente molesto.

Elige el espacio correcto. Una de las partes menos consideradas -pero más primordiales- de las videoconferencias es el lugar donde se llevará a cabo. Antes de iniciar revisa a detalle el margen de visión que tendrá la cámara. No la realices en lugares transitados o con muchos objetos y elige bien cuáles estarán visibles (por ejemplo, si te interesa que los interlocutores vean algún trofeo, diploma, fotografía, etcétera).

Minimiza las distracciones. Puedes colocar un aviso para los demás miembros de la familia “en reunión” así evitarás ruidos innecesarios. Un niño llorando, un perro ladrando o un gato pasando detrás pueden distraer.

Prueba la tecnología. Antes de iniciar una videoconferencia asegúrate que cuentas con una buena conexión a Internet, así como la versión actualizada del programa a utilizar.

Escoge un buen ángulo. No te ‘tires’ en un mueble y menos en la cama. Además de que proyectarás una imagen poco profesional, tu cuerpo y tu cara se verán algo deforme en la cámara, lo que nunca será productivo. Siente realmente que es una reunión de negocios. Ponte derecho y acomoda los brazos sobre la mesa, haz que tus manos estén visibles y nunca las pases por encima de tu cabeza.

Importante. Si estás utilizando una cámara web colocada en el borde superior del monitor, lo más probable es que no te esté capturando desde la mejor perspectiva. Si el ángulo es muy bajo, los compañeros de reunión aparecerán muy por encima.

Si utilizas la cámara incorporada en el teléfono celular, puede estar demasiado baja… y dirigida hacia la nariz. Por lo que debes ajustar la altura de la silla donde te sientas, o, una solución rápida, poner libros de tapa dura bajo el teléfono hasta que se logre el ángulo correcto. La cámara debe capturar en el marco el triángulo desde la frente al hombro izquierdo y hombro derecho.

Cuidado con tu imagen. Aunque no estés en contacto directo es muy importante que prestes atención a tu apariencia. Elige la vestimenta adecuada y asegúrate de cuidar tu higiene y peinado. Recuerda que aunque sólo la cara y hombros van a estar en la pantalla, nunca se sabe si habrá que levantarse por alguna razón. ¡Siempre es mejor estar preparado! Usa colores sólidos favorecedores cerca de la cara, como lo hacen los presentadores de televisión. Evita usar rayas, ya que éstas pueden distorsionar la imagen. Asegúrate de estar sentado en una posición cómoda para no tener que moverse y parecer inquieto y distraer la atención de la reunión. Y, por favor, no uses pijama.

Presta atención a tu voz y lenguaje. Tu tono de voz debe ser un poco más alto de lo normal (¡pero no exageres!) y debes modular y articular a la perfección para que las otras personas te escuchen y entiendan. Trata de no hacer chistes, debido a que está comprobado que las bromas por ‘videochatting’ son 30 por ciento menos graciosas que en persona.

Evita actitudes contraproducentes. Al bostezar, fumar, comer o mascar chicle enviarás una señal de aburrimiento o ansiedad o incluso una falta de respeto.

Descarga las Apps. Para hacerlo desde un smartphone o tablet hay en el mercado programas y aplicaciones móviles como Fuze Meeting, WebEx, hangouts de Google+ y Skype. ¡Úsalas!

Cuando eres el anfitrión

Lindsay Daniels, especialista en comunicaciones, de Polycom, agrega algunos detalles a tomar en cuenta cuando eres el anfitrión de la videoconferencia:

Define el objetivo de la reunión para poder seleccionar la herramienta que mejor se adecúe a las necesidades.

Una vez definidos los participantes, es conveniente enviar con antelación a todos los usuarios los requisitos técnicos necesarios, como: Cámara web, Micrófono y auriculares, buena conexión a Internet para evitar cortes, software adicional si es que hay que instalar algo para la sesión, cuentas de usuario en determinada aplicación, como por ejemplo de Google, si usamos Hangout, enlace o modo de acceso a la reunión.

Si la reunión va a tener una duración de, por ejemplo, 60 minutos, quedar 10 o 15 minutos antes para asegurar que todo el mundo se conecta de forma correcta.

El anfitrión debe moderar la reunión para asegurar que no se solapan las intervenciones. Es curioso, pero las personas que no están acostumbradas a participar en una videoconferencia, tienden a quedarse calladas si no se les da paso expresamente, actúan de forma diferente a como lo hacen en una reunión presencial. Esto se corrige con la experiencia.

Antes de finalizar, no olvides dar una conclusión final, agradecer por la participación y citar un correo electrónico para futuras consultas e inquietudes.

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