Las irregularidades que encontró Contraloría en el Ministerio Administrativo de la Presidencia

Compras realizadas bajo la modalidad de compras directas excediendo el umbral y cheques entregados a personas distintas a los beneficiarios sin carta de autorización, son solo algunas de las irregularidades que encontró la Contraloría General de la República en el Ministerio Administrativo de la Presidencia (Mapre), revela una auditoría publicada el 22 de junio de 2023.

Contraloría auditó las cuentas bancarias, activos fijos, compras y contrataciones, nóminas y pagos (libramientos, transferencias, y cheques) de esta entidad, desde el primero de septiembre de 2020 hasta el 30 de abril de 2021, con la finalidad de determinar si se realizaron operaciones en cumplimiento con las leyes vigentes aplicables a las instituciones estatales.

El primero de los hallazgos fue que existen unos 36 cheques entregados a personas distintas a los beneficiarios, sin un documento de autorización de retiro en incumplimiento a la política interna, por un total ascendente a RD$97,313,737.96.

“Durante nuestra verificación de los cheques realizados a las cuentas de 'personas jurídicas' e 'iglesias' identificamos que existen cheques otorgados sobre los cuales la institución no posee una carta de autorización firmada y sellada por el beneficiario (entidad u organización)”, señala el informe del 22 de junio.

Violaciones en procesos de compras

Otra de las irregularidades están en las compras realizadas a través de la Dirección de Compras y Contrataciones. El equipo de Contraloría encontró debilidades de control en los procesos.

Según el informe, identificaron que durante el periodo 2020-2021 hay compras fraccionadas en los rubros; servicios legales, servicios de mantenimiento y reparaciones de construcciones e instalaciones, servicio de contabilidad y auditoría y servicios de apoyo a la fabricación, que exceden los umbrales determinados anualmente por Contrataciones Públicas, y que, además, se hicieron en un mismo trimestre, por un valor de RD$642,167.

También hay debilidades de control en expedientes de compras, en incumplimiento a las políticas internas de compras.

Por ejemplo, la auditoría señala que la compra número MAPRE-DAF-CM-2020-0064, realizada a E & C Multiservices, EIRL, en la modalidad de compras menores, por un monto ascendente a RD$134,834, no contiene el oficio de solicitud de compras, “siendo éste el documento que confirma la necesidad del bien o servicio por el área solicitante”, indica Contraloría.

Nómina de empleados

Por otra parte, el informe de auditoría señala que la Institución no posee un control de documentos relacionados a la asignación de los militares que permita probar su integridad y existencia a través de la nómina.

Destacaron que, durante una evaluación a los expedientes de “Nómina de Seguridad y Especialismo” observaron que estos solo incluían la cédula de identidad.

La auditoría además revela que existen 16 expedientes de empleados, que no poseen anexado el contrato o nombramiento correspondiente. La entidad auditora asegura que "existe un riesgo asociado al derecho u obligación del pasivo, así como también, que existan empleados que no hayan pasado por el proceso de control y aprobación correspondiente en incumplimiento a las políticas internas de la Institución”.

De mismo modo, encontraron 12 expedientes que no contenían los formularios de solicitud de empleo, “en franco incumplimiento a las políticas internas de la institución”.

También que existen 43 expedientes de empleados que no tienen carta de conocimiento y aceptación de política de seguridad de la información, que de acuerdo con el equipo de Contraloría, representa un riesgo de que los empleados no estén correctamente informados con relación a los medios de seguridad de la información que posee el Ministerio.

Asimismo, durante la revisión de las nóminas la Contraloría identificó que existe una inconsistencia ascendente a RD$675,589.58 por concepto de impuesto sobre la renta deducido a través de las “Nóminas de Seguridad y Especialísimo”, que no se encuentra reportado a través de la plataforma de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

“Las deducciones realizadas y no pagadas al fisco para el periodo auditado ascienden a RD$675,589.58”, señala el informe de la auditoría, recomendándoles “apegarse a la Ley”.

De igual manera, otra las irregularidades consiste en una inconsistencia ascendente a 306 mil 200 por concepto de impuesto retenido y deducido a través de la nómina de contratados, que no se encuentra reportado a través de la plataforma de la DGII.

Conciliaciones

La Institución no posee políticas asociadas al control y ejecución de las conciliaciones bancarias, fue otro de los hallazgos develados en el informe. “Las conciliaciones bancarias del mes de septiembre 2020 y marzo 2021 de la cuenta número 240-014872-9, no cuentan con firmas de revisión por parte de la Unidad de Auditoria Interna ni autorización por parte de la Dirección Financiera”, puntualiza el informe de Contraloría, al tiempo de indicar que representa “un riesgo a la existencia de los saldos presentados”.

De igual manera, señala que existen conciliaciones bancarias pendientes de preparar, de los meses de marzo y abril 2021, que representa “un riesgo inherente asociado al rubro de efectivo”.

Bienes

La auditoría debela que el Ministerio Administrativo de la Presidencia posee 1,770 bienes, registrados en “activos fijos”, depreciados o con valor cero. De acuerdo con el informe, esto incumple el procedimiento para el tratamiento contable de la adquisición o alta de bienes de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Adicionalmente, a la fecha 30 de abril de 2021, encontraron unos 26 activos fijos no registrados con un valor ascendente a RD$4,828,798.64.