El informe Mckinsey y el Minerd

El Ministerio de Educación presenta un rezago en el proceso de modernización de sus estructuras administrativas, financieras y en los procesos y procedimientos internos, que influye en su rendimiento y resultados, conforme a su misión.

El proceso de modernización en el Estado iniciado en el país en el 1996, ha tardado en llegar al MINERD. Si era así en el 2012, imagínense el impacto que provocó en las estructuras y procedimientos administrativos y financieros la llegada del 4% del PIB para la educación preuniversitaria. El MINERD creció, pero le pasó como al adolescente de 14 años que se hizo adulto y siguió usando la misma ropa: le quedó estrecha y le dificultaba sus movimientos, para usar una metáfora boschista. El MINERD debía cambiar su ropaje metodológico.

Esto no lo podíamos hacer los que estábamos ejecutando el presupuesto y las tareas de la institución. Además, cuando se trata de reingeniería institucional, se debe acudir a los especialistas. Eso hicimos al convocar la Licitación Pública Internacional que ganó Mckinsey, para tener el acompañamiento de expertos acreditados internacionalmente en el proceso de modernización.

¿Cuáles fueron los hallazgos de MCkinsey? Helos aquí:

1. Encontraron procesos lentos y poco eficientes y se ha trabajado con éxito en mejorar y lograr cambios significativos en el corto plazo, logrando mayor agilidad y eficiencia en los planes piloto implementados.

2. Existe una gran oportunidad de mejorar el sistema que gobierna la red de escuelas públicas que presenta grandes desafíos en su funcionamiento producto de:

1) desarticulación de esfuerzos y 2) bajo nivel de gestión y control.

3. El esfuerzo por elevar la infraestructura y recursos destinados a la educación ha sido un paso importante, sin embargo, es momento de hacer una gran apuesta en estos cuatro años (2016-2020) en dar un gran salto en la calidad de la enseñanza.

4. Los procesos claves del MINERD presentan múltiples oportunidades de mejora que deben capturarse para convertirse en una organización de alto desempeño. Estos son: calidad de gestión, agilidad y eficiencia de recursos en los procesos de adquisición y distribución del mobiliario escolar, procesos de compras y pagos a proveedores.

5. Diagnosticaron, diseñaron y pilotearon los procesos de a) evaluación de compra y distribución de libros, b) compra de bienes y servicios, c) pago a proveedores, d) recepción y distribución de bienes y e) selección, contratación y compensación de docentes.

6. Su visión y propuestas acerca de la desarticulación de las estructuras (sede, regionales, distritos) respecto de las metas educativas.

He aquí las recomendaciones respecto de los procesos seleccionados:

1. La reestructuración del equipo administrativo-financiero y sus funciones, optimizará el flujo de expedientes de 40 pasos a 12, elaborando planes piloto, que inmediatamente presentaron mejoras.

2. Respecto de la aprobación, compra y distribución de libros, plantearon un nuevo proceso que conlleva una licitación del volumen a adquirir por 4 años.

3. El proceso de adquisición de libros se ejecuta contra los contratos marco.

4. Respecto de la compra de bienes y servicios, los cambios buscan agilizar el proceso de compras y allanar el camino hacia una procura de mayor valor agregado, en término de productividad (mayor enfoque en las tareas estratégicas), agilidad (reducción de la duración de los procesos) y calidad (reducción de requerimientos con ineficiencias y reducción de los fraccionamientos en las compras).

5. Contar con un contrato marco para las compras repetitivas que permita agilizar el proceso de aprovisionamiento.

6. Se puso en funcionamiento el piloto para el nuevo proceso que busca reducir errores al inicio de este y generar equipos de trabajo integrales con foco en agilidad para lograr reducir el tiempo de procesamiento de datos de 25 días a 3 y reducir errores y devoluciones desde Contraloría.

7. Dejaron lista la reestructuración del equipo financiero y sus funciones para optimizar el flujo del expediente de 40 pasos a 12 con su correspondiente mapa de flujo.

Respecto de los aprendizajes, el informe encontró lo siguiente:

1. En una escala de calidad educativa que va desde pobre, aceptable, bueno, muy bueno y excelente que mide a varios países, el nuestro se encuentra dentro del grupo de “calidad pobre”.

2. La mayoría de los alumnos del sistema educativo tiene bajo desempeño.

3. Existe una brecha generalizada de calidad donde la mayoría de las regiones presentan desempeño entre bajo y aceptable.

4. Existe un alto abandono estudiantil durante la transición a educación secundaria, con sólo un 64% de graduación de secundaria.

El Informe Mckinsey contiene propuestas para la mejora educativa:

1. Un plan integral para mejora de la calidad de la instrucción y de los aprendizajes, con un programa con cuatro elementos: a) Recursos de enseñanza, b) Acompañamiento y formación continua, c) Evaluaciones y d) Diálogos de desempeño.

2. Guías para los docentes para organizar los aprendizajes.

3. Acompañamientos a docentes en las aulas o tutores, con su diseño de implementación.

Respecto de la estructura organizativa, el informe sugirió:

1. Nuevo diseño para la estructura organizacional del MINERD, bajo tres lentes: a) Principio de diseño, b) Alineación con estrategia y políticas del MINERD y c) Puntos de dolor identificados en el diagnóstico (duplicidades, tramos de control, etc.).

2. Redefinición y precisión en las funciones de las regionales y los distritos educativos y gestión de desempeño de todo el sistema.

Esta es una síntesis del único estudio hecho a profundidad de las estructuras organizativas y de los procesos del MINERD, dispuesto por una gestión que no solo se ocupó del día a día del ministerio, sino que fue mucho más allá: procuró mejorar y dejar un legado institucional que aún hoy está por alcanzarse.

¿Qué pasó con el Informe MCkinsey? No sé, pero parecería que sigue archivado en una fría gaveta.