Metodología COLES para mejorar el trabajo

En tu gesta por administrar bien el factor tiempo con el objeto de expandir el radio de lo lograble en tus prácticas loables, el objetivo es incrementar la cantidad producida por hora de trabajo.

¿Cómo se logra esto? En términos generales, a través de tres cosas: la simplificación de tareas, la eliminación de desperdicios y el establecimiento de equilibro.

Esto no es otra cosa que la institución de lo que los ingenieros industriales llaman una estructura esbelta.

Este concepto de la efectividad y la eficiencia es mejor conocido como ‘lean manufacturing’. En las plantas de producción se aplica a través de una metodología denominada 5S.

La misma comprende cinco pasos. Los enumero a continuación:

1.- clasificar 2.- organizar 3.- limpiar 4.- estandarizar 5.- sostener

Estos cinco pasos son una traducción al castellano de las 5S que originalmente están en inglés y en japonés. A partir de esta traducción podríamos referirnos a las 5S como la metodología COLES.

COLES vendría a ser, naturalmente, un acrónimo de los cinco pasos de la metodología. En Japón, a lo que resulta a partir de la aplicación sistemática de COLES se la llama Kaizen. Esta palabra significa mejoramiento continuo o cambio para bien. Por tanto, la aplicación de COLES en la dinámica de expandir la frontera de lo lograble en el ámbito de las metas personales y empresariales busca encauzar un proceso de mejoramiento donde tanto el individuo como el equipo pueda lograr más con menos. En otras palabras, Kaizen busca reducir la cantidad de materia prima (tiempo, esfuerzo, dinero) que se utiliza para entregar una unidad de determinado servicio o producto. Por tanto, Kaizen a través de COLES busca lograr los tres objetivos que mencionamos más arriba: eliminar desperdicios, simplificar tareas y crear equilibrio.

COLES y Kaizen podrían ser catalogados, por tanto, como partes de una misma cosa. Kaizen es la semilla; COLES el árbol. En lo que a los frutos respecta, como son según la semilla, también se denominarían Kaizen, pero en su manifestación material y degustable. La clave para dar más y mejores frutos es estar en un proceso de organización constante. De hecho, de eso se trata COLES. Para entenderlo con mayor profundidad describamos cada paso:

CLASIFICAR. Otra palabra para clasificar es separar y la separación es el primer paso en el proceso de organización de un ente que, hasta ese momento, por una razón u otra, carecía de un sistema que focalizara su fuerza en la realización de tareas específicas. El proceso de clasificación es uno que trae emparejado consigo la categorización de cosas según su aspecto, origen y/o destino. Para comparar, clasificar y, eventualmente, clasificar una cosa es preciso nombrarla en correspondencia con la esencia de su naturaleza. A continuación, una serie de ejemplos: malo, bueno, urgente, importante, ahora, mañana, corto plazo, largo plazo, pendiente, finalizado, en proceso, etc.

ORGANIZAR. Después de separar un todo y agrupar las partes individuales que lo conforman según su rango y su clase, es preciso organizar las partes individuales de modo tal que operen según su función y en fidedigna conexión con el objetivo central del sistema como tal. Puesto de manera simple, imagina que después de haber clasificado cientos de expedientes alfabéticamente según la primera letra del apellido de la persona que figura en los documentos, cristalizas los datos de ese expediente con el objeto de transformar los mismos en información relevante para la toma de una decisión que redunde en la generación y asimilación de un valor específico.

LIMPIAR. Considerando que la operación del sistema conlleva movimiento y el movimiento expone al sistema a dinámicas que alteren su nivel de organización, es imperioso que se llevan a cabo procesos de brillo y limpieza para mantener y mejorar el orden establecido en las primeras dos fases de COLES. Siguiendo con el ejemplo de la organización de expedientes, después de haberlos clasificado y organizado puedes proceder a limpiarlos eliminando documentos que, bajo ciertos criterios, han pasado a ser irrelevantes.

ESTANDARIZAR. Para garantizar un crecimiento armónico en el sistema, es necesario que la fase de clasificación, organización y limpieza se apliquen con entereza a través de todas y cada uno de las partes individuales que conforman el todo. Por tanto, una vez se diseñe y se compruebe la efectividad de un proceso es preciso se aplique a través de todo el sistema a través de la elaboración de un manual y un programa de capacitación para el personal que operan el sistema.

SOSTENER. Una vez ejecutados los primeros cuatro pasos es preciso sostenerlos de modo que el crecimiento generado por ellos se convierta en una dinámica de desarrollo balanceado con un horizonte de tiempo en el mediano y largo plazo. Dicho esto, la metodología COLES debe visualizarse no como un segmento que empieza y se termina, sino como una espiral ascendente que cuando parece terminar reanuda su búsqueda del Kaizen para que la empresa avance y sea siempre mejor que antes.

Por tanto, si consideras que las operaciones de tu vida y empresa puedes mejorar aplica esta metodología de manera integral y sostenida. El mejoramiento no será extraordinario en el corto plazo, pero si aplicas la metodología de manera continua eventualmente verás un cambio positivo en el orden de lo significativo. La clave está en la continuidad y en la disciplina procesal pues es a través de los procesos que toma lugar el crecimiento que caracteriza a las personas y organizaciones de alto rendimiento. Lo demás, eso de las historias de éxito que se materializan de la noche a la mañana, son puros cuentos. Para lograr el verdadero éxito no existen trucos. Lo que funciona es el trabajo disciplinado con un enfoque en el largo plazo.

LAS OPERACIONES Si consideras que las operaciones de tu vida y empresa pueden mejorar aplica esta metodología de manera integral y sostenida. El mejoramiento no será extraordinario en el corto plazo, pero si aplicas la metodología de manera continua verás un cambio positivo en el orden de lo significativo. La clave está en la continuidad y en la disciplina, pues es a través de los procesos que toma lugar el crecimiento que caracteriza a las personas y organizaciones de alto rendimiento. Lo demás, eso de las historias de éxito que se materializan de la noche a la mañana, son cuentos. Para lograr el verdadero éxito no existen trucos. Lo que funciona es el trabajo disciplinado con un enfoque a largo plazo.