Aplicación busca mejorar interacción entre padres y centros educativos

El colombiano Javier Estupiñán todavía recuerda la ocasión en que no recibió el aviso de que, con motivo de una actividad especial, su hija de cuatro años debía asistir al colegio disfrazada. Al llegar al centro educativo, la pequeña era la única que llevaba puesto el uniforme escolar en lugar de un disfraz.

“Imagínate eso para una niña de cuatro años. Es bien complicada esa situación”, comenta.

La anécdota refleja un problema con el que colegios y escuelas lidian cada día: cómo comunicarse de forma efectiva con los padres y tutores.

¿Circulares impresas? Estas pueden perderse antes de llegar a manos de los padres. ¿Correos electrónicos masivos? No hay certeza de que los lean. ¿Llamadas telefónicas? Con el ajetreo de la vida moderna, pueden convertirse en el juego del gato y el ratón.

Para responder a este problema, la firma TFS Software, de la cual Estupiñán es gerente general, diseñó App-genda, una solución informática que el ejecutivo define como “un sistema de comunicación oficial, formal, permanente y cronológico de la comunidad educativa”.

Pero lo que en un principio sería un sistema para mejorar la comunicación entre padres y escuelas, se convirtió, tras algo más de dos años en desarrollo, en una herramienta para facilitar la integración de la familia al proceso educativo y para agilizar y supervisar el desarrollo de la jornada escolar.

“En muchas ocasiones los padres de familia se desentienden del proceso educativo. Pagan una mensualidad o una anualidad, pero no están inmersos en este proceso”, dice Estupiñán.

App-genda, afirma, puede ayudar a cambiar eso e impulsar, además, una mejora en el desempeño académico de los estudiantes.

Componentes Arturo Díaz, gerente de Ventas de la firma desarrolladora, explica que el sistema tiene dos componentes: una aplicación móvil y una plataforma Web.

Ambos componentes cuentan con múltiples funcionalidades a través de las cuales se manejan aspectos como la asistencia, las tareas, las reuniones y, por supuesto, las comunicaciones.

Estudiantes, profesores y coordinadores académicos pueden acceder al módulo que les corresponde dentro de la plataforma Web. Los padres, en tanto, pueden descargar la aplicación móvil para, desde sus teléfonos celulares, dar seguimiento a toda la información relativa al desempeño de sus hijos.

Díaz dice que la plataforma ha sido concebida para tener un administrador en el colegio, que es quien puede ver, en su dashboard o panel de control, lo que está sucediendo a todos los niveles del sistema. Le siguen los coordinadores académicos y los profesores. Cada uno tiene, según su función, unos privilegios dentro del sistema.

“Son -como dice Estupiñán- las mismas personas haciendo el mismo trabajo que hacen ahora en papel, pero que (ahora) lo van a hacer a través de la tecnología”.

Con este sistema, una actividad cotidiana como el pase de lista el profesor puede realizarla desde una computadora o dispositivo móvil. Si un estudiante está ausente, el padre de este recibiría una notificación a través de la aplicación instalada en su celular (la misma app que puede usar para generar una excusa explicando la inasistencia de su hijo). El mismo sistema permitiría al colegio obtener de forma automática el número total de estudiantes que asistieron a clases durante la jornada.

El profesor también puede llevar una bitácora de las clases y registrar las tareas que asigna, recibe y corrige. De ese modo, los padres conocen las asignaciones de sus hijos (y el estado en que estas se encuentran) y el centro educativo se da cuenta de cuán al día está el maestro con relación al programa de clases.

¿Y la comunicación? Se daría en forma bidireccional (y le permitiría al usuario decir adiós a unos cuantos grupos de Whatsapp). El colegio puede enviar mensajes masivos o a grupos seleccionados y recibir notificaciones cuando los padres vean dichos mensajes. Los padres, de su lado, pueden usar la app para informar que su hijo faltará a clases, para autorizar que a su hijo lo recoja una tercera persona o para solicitar reuniones con los profesores.

“Algo muy importante es que quedan los registros históricos permanentes de todos los eventos”, señala Estupiñán.

Además, añade Díaz, se regulan las reglas que rigen todos los procesos en la institución educativa.

“En esencia, no es solamente comunicación; es tener la información de tu hijo a la mano en todo sentido”, concluye Díaz.

VENTAJAS PARA UNOS Y OTROS La herramienta fue presentada en octubre del 2018 y, según sus promotores, nueve centros educativos la utilizan o están instalándola.

“El centro no tiene que colocar ninguna infraestructura tecnológica, porque todo está en la Web”, explica Arturo Díaz, quien asegura que se trata de una tecnología “amigable e intuitiva”, por lo que no resulta complicado aprender a manejarla.

El sistema no tiene costo para el colegio; son los padres quienes deben pagar para usar la app.

Con todo, sus ideólogos (además de Estupiñán y Díaz, el proyecto involucra a Pablo Lorenzo, Stalin Rivas y William Werner) dicen que las ventajas superan el costo. Un documento señala los beneficios que tiene, por ejemplo, para padres y estudiantes:

Para el padre o tutor: ï Le permite tener conocimiento, a través del móvil, de las actividades y responsabilidades de sus hijos.

ï Participa activamente en el desarrollo académico de su hijo, evitando que este omita responsabilidades.

ï Recibe información precisa y en línea que le permita reaccionar oportunamente ante requerimientos de materiales de estudio, aprobación de permisos y otras actividades.

ï Recibe la notificación de que su hijo ha enviado las tareas o trabajos digitales en el momento en que el estudiante los entregue.

ï Recibe la notificación de que el profesor ha aceptado o rechazado la tarea digital o física.

ï Comunica de manera directa al colegio novedades como ausencias del estudiante y las razones de estas.

ï Autoriza la entrega de su hijo a un tercero.

ï Solicita reuniones con el profesor o el colegio.

Para el estudiante: ï Le ofrece un sitio Web donde revisar, desde su computadora o tableta, sus actividades y horarios.

ï Envía sus tareas o trabajos digitales a través del sistema, ya que puede adjuntar archivos.

ï Obtiene apoyo constante de sus padres en sus obligaciones académicas.

ï Mejora su desempeño.