Post Covid-19: ¿Cuál será el futuro de los eventos corporativos?

La pausa de las actividades co­merciales no indispensa­bles y la pro­hibición estricta de reunio­nes sociales como parte de las medidas implementadas para evitar la propagación del coronavirus, han afecta­do los sectores económicos, uno de los más vulnerables ha sido la industria de la or­ganización de eventos, un rubro que involucra a profe­sionales de diferentes disci­plinas y que sustenta a mi­les de familias.

A pesar de la influencia que la tecnología ejerce en todos los espacios que ro­dean las actividades de una empresa, los encuentros ca­ra a cara siguen siendo el ins­trumento de comunicación más eficaz, porque como se­res humanos somos socia­bles, necesitamos el contac­to físico, fomentar lazos de netwoorking y expresar sen­timientos. En este plantea­miento coinciden tres exper­tos en el tema consultados por LISTÍN DIARIO, quienes además, vaticinan cómo será el escenario para los eventos corporativos en el contexto post pandemia.

Los expertos Maeno Gómez Casanova, presidente de la agencia de comunicaciones y eventos Maeno & Co., entiende que los eventos corporativos no desaparecerán, la tendencia es grupos más pequeños, lo que implica un reto para los productores. “En definitiva las prioridades van a cam­biar. Ya no vamos a apostar por el evento más bello, si­no por el más seguro. Los primeros meses no podre­mos hacer eventos grandes, ahora el enfoque será que los invitados compartan, pero guardando el distan­ciamiento requerido”.

En lo inmediato, según Zayenka Martínez, CEO de Don Eventos, las activida­des deben priorizar las ex­periencias donde los asis­tentes puedan interactuar sin comprometer su sa­lud. “Este nuevo panorama conlleva el uso de mascari­llas para todos (invitados y equipo de logística), túneles de desinfección, monitoreo de temperatura, dispositi­vos de gel desinfectante pa­ra las manos, no solo en las puertas de acceso, también dentro del salón del even­to, y un sin número de deta­lles que en esta etapa serán la primacía. Una opción sa­bia, por ejemplo, es el uso de espacios abiertos donde se garantice una mayor cir­culación del aire”.

Para Stefano Cavoli, fun­dador de S. Cavoli, el fac­tor calidez que evoca una reunión física deberá ser transformado en una expe­riencia digital. “Pienso que hasta que se tenga una so­lución definitiva frente a es­ta realidad, la protección de la salud será el tema de dirección. A mediano plazo las reuniones serán de me­nos de 30 personas. Nues­tra empresa ya está desarro­llando formas innovadoras de comunicar o presentar un producto o servicio al mercado, y es que esta cri­sis, además, nos empuja a una retadora transforma­ción como industria”.

Experiencia virtual La pandemia ha acelerado una fase que ya era inminen­te en la industria de organi­zación de eventos: Los en­cuentros virtuales. Una de las mayores ventajas de tras­ladar la celebración a una pantalla de cualquier dispo­sitivo con conexión a inter­net, es que logra suprimir las distancias físicas, optimiza el tiempo y reduce la inversión de recursos económicos. Un beneficio inherente al me­dio online, es que los even­tos virtuales permiten a los organizadores mantener el control, no solo durante la celebración, sino también antes y después.

“Los eventos y conferen­cias virtuales serán más uti­lizados en el primer período después que bajen los nú­meros de contagiados por coronavirus. Aunque la con­vocatoria sea a un público más selecto, nuestra labor será darles confianza en la logística de espacio e higie­ne. Proponemos, por citar un modelo, colocar los bares a la vista para que los invita­dos confirmen la seguridad en el manejo de bebidas. Pa­radójicamente, antes nos es­forzábamos por mantener ese ‘pequeño desastre’ es­condido, y en esta etapa es una fortaleza transparentar todo el proceso”, explica Gó­mez Casanova.

Martínez dice que desde antes de la pandemia esta­ba utilizando herramientas tecnológicas en sus eventos corporativos. “Gracias a las plataformas virtuales pode­mos ofrecer buen programa a los asistentes. Ahora Zo­om, Webex de Cisco y Brain­dates son nuestras mejores aliadas. Sin embargo, no po­demos ocultar que es un re­to producir contenido atrac­tivo para eventos virtuales en un contexto donde el in­vitado está a un ‘click’ para asistir, pero corremos el rie­go de que se canse y cierre la conexión”.

“Las acciones virtuales ofrecen una herramienta esencial para cuantificar el retorno de la inversión. De hecho, durante su desarro­llo es posible obtener datos de gran valor que posterior­mente aportan para un ba­lance real de los resultados. Un evento virtual es la me­jor fórmula para aumentar el público meta, algo que para las empresas tiene un valor incalculable dentro de sus estrategias para la gene­ración de nuevos contactos. Este tipo de encuentros fa­cilita la creación de comuni­dades online que ayudan a expandir el negocio”, sostie­ne Cavoli.

MUNDO ONLINE Interacción a tiempo real Un evento virtual ofre­ce una oportunidad para interactuar con todos los invitados porque el anfi­trión tiene toda su aten­ción, acción difícil cuan­do el evento es presencial.

Presupuesto reducido Los eventos en línea re­quieren poco personal, reajustan los costos por alimentos y bebidas y se pueden promocionar online mediante las es­trategias de marketing adecuadas.

Accesibilidad Todos los invitados pue­den disfrutar de la ex­periencia virtual sin im­portar el lugar del mun­do donde se encuentren y sin necesidad de pagar hotel o boleto aéreo.

Análisis La tecnología contribuye a que las métricas sobre la audiencia sean más precisas, lo que se tradu­ce en una gran ventaja competitiva al momento de tomar decisiones.

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