El protocolo en la empresa sirve para comunicar

El protocolo empresarial son las normas que se aplican en la preparación y desarrollo de los actos que deben cumplirse en el seno de una empresa. Su objetivo es mejorar las relaciones entre los trabajadores, clientes y relacionados.

¿CÓMO SE PUEDE REGULAR EL MANUAL DE PROTOCOLO? Una empresa tiene un estilo, quiere transmitir una imagen, quiere cumplir unos objetivos. Para ello puede regular cómo será la forma de saludar a los clientes, cómo será el tono de voz, el uso de los besos y abrazos, el tuteo y la cordialidad en la primera visita o en sucesivos encuentros.

Una visita se debe preparar antes, conocer los gustos del interlocutor, preparar un obsequio adecuado, etc.

COLABORACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS Organizar el protocolo y adecuarlo a la filosofía de la empresa no es solo cuestión del jefe de Protocolo. Todos los trabajadores deben conocer las normas y cómo actuar. Por eso, es imprescindible la colaboración de los departamentos de Comunicación, Eventos, Seguridad, etc. Todos los departamentos de una empresa D eben de estar coordinados e informados.

Las áreas de una compañía deben de hablar el mismo idioma, responder de la misma manera y siempre tener en cuenta los objetivos finales de la empresa.

¿QUÉ SE PUEDE REGULAR EN EL MANUAL DE PROTOCOLO? Se debe de seguir un manual de protocolo empresarial diseñado especialmente para cada empresa. Nada se deja al azar y a la improvisación. Todos los criterios de actuación deben conocerse por todos los trabajadores.

Estricto pero flexible El manual de Protocolo Empresarial debe ser de estricto cumplimiento por todas las áreas de la empresa; tiene que ser fácilmente aplicable, seguir una lógica, entendible y sobre todo flexible, porque los tiempos y las situaciones no son siempre iguales.

Por encima del Manual de Protocolo está el sentido común. Obviamente, si a pesar de lo que indica el protocolo se dan circunstancias de fuerza mayor o de peligro, la imagen de la empresa debe pasar a un segundo plano con el fin de garantizar la seguridad de los asistentes.

El protocolo empresarial debe servir para ayudar a transmitir un mensaje. Será el que haya decidido el comité de dirección, y no tiene por qué coincidir con el de otra empresa.

Así, Steve Jobs jamás usará traje y corbata en una reunión, mientras que el presidente del Bank of América nunca llevará jeans ni zapatillas de deporte a un evento corporativo.

El manual de protocolo ayuda a unificar cientos de pautas de comportamiento en una empresa, regula la conducta de sus trabajadores y crea cultura organizacional. Esa organización perfectamente articulada sirve para transmitir orden, frescura, dinamismo, color, etc.

El protocolo ayuda a consolidar la imagen de la compañía entre empleados y sus relacionados: clientes, accionistas, proveedores, autoridades, etc.

Recibir a todos nuestros invitados delante de un photocall con los logotipos de nuestra empresa, permite que todas las fotos generen un impacto publicitario que ayuda al recuerdo de la imagen de la compañía.

Así en cada uno de los eventos dentro de la empresa: reuniones, visitas, conferencias, negociaciones, actos protocolares, etc.

Todos los actos de comunicación con el exterior de la empresa: cómo se atiende una llamada telefónica o una visita, la manera de vestir, la letra que utiliza en cartas y/o correos electrónicos, deben estar en coherencia.

Un ejemplo de protocolo empresarial es la recepción de una visita, el guion a seguir, el uso de la comunicación no verbal, el tono de la voz, la música de fondo y su volumen, el tiempo de atención de la visita.

Recibir una visita es una oportunidad para comunicar una imagen de profesionalidad y eficacia. Dónde, quién y cómo se recibe a la visita debe de formar parte del Manual de Protocolo. Una mala gestión de una visita puede afectar la imagen de la empresa y, posiblemente, a la firma de un contrato. I

MAGEN Y COMUNICACIÓN Las empresas si quieren triunfar tienen que diferenciarse del resto de competidores. La buena o mala organización de una recepción de invitados o de las visitas de autoridades a la empresa pueden cambiar la imagen de una compañía de la noche a la mañana.

Ofrecer una buena imagen corporativa ayuda a mejorar el prestigio y rentabilidad de la compañía. Si queremos rentabilizar la imagen de la empresa es imprescindible la incorporación de especialistas en Protocolo.

Cuidar la imagen de la empresa no es un gasto, es una inversión.