La tecnología en los eventos

La industria de la organización de eventos no es estática, ha evolucionado al compás de los tiempos. El auge de la tecnología y la aparición de nuevos modelos de comunicación es un hecho que no ha pasado inadvertido para este campo comercial.

La tecnología ofrece interesantes herramientas que se pueden incorporar a la planificación de un evento social o corporativo, para mejorar la experiencia de los invitados, o incluso, abaratar costes.

'Apps' para facilitar ‘networking’ y comunicación; ‘streaming’ para multiplicar el impacto; ‘software’ para ahorrar; sistemas de votación en directo para fomentar la participación, son algunas de las novedades enfocadas a la interacción de los públicos, y que facilitan que los invitados participen en la creación de contenido.

En la actualidad los eventos cuentan con un lenguaje propio, no se limitan a la presencia de edecanes, un cuarteto musical y el brindis de bocadillos, como ocurría a principios de la década de los 90. Su progreso se distingue por la profesionalización de los prestadores de servicios y el aprovechamiento de los avances tecnológicos para generar una vasta oferta de experiencias, logrando alargar el ciclo de vida de un encuentro.

LO MÁS USADO

BEACONS

Discretos dispositivos que funcionan con ‘bluetooth’ (similar al GPS) con un radio de cobertura de aproximadamente 70 metros, desde donde pueden transmitir la información a un móvil. Se utiliza para agilizar el ‘check-in’ online en eventos multitudinarios, de manera que el asistente hace la preinscripción en su computador o teléfono inteligente y va al evento con un código QR capaz de ser leído por el Beacon y acelerar el acceso al recinto.

STREAMING

El vídeo es una vía popular para difundir información. Si todos los asistentes están de acuerdo, hacer una retransmisión de un evento por ‘streaming’ es una manera útil para la difusión utilizando plataformas como YouTube, Facebook Live o Periscope.

BIG DATA

Permite predecir el comportamiento de los invitados en un evento, su procedencia, formación, perfil profesional, intereses y conocer su nivel de satisfacción. Big Data permite relacionar un volumen impensable de datos y convertirlo en conocimiento de calidad antes y durante el evento, y por tanto predecir qué va a pasar para tener la oportunidad de realizar los cambios pertinentes para garantizar el éxito.

VR, AR Y DRONES

La realidad virtual (VR) y la realidad aumentada (AR) utilizan un dispositivo (gafas o un dispositivo móvil) para trasladar al usuario a situaciones que mezclan la realidad con la ficción. Los drones permiten filmar e incluso emitir en directo, ofreciendo tomas aéreas de gran impacto.

HOLOGRAMAS

Es una de las tecnologías que más impacto crea entre los asistentes a un acto. Se trata de una técnica que crea imágenes tridimensionales mediante el empleo de luz. Empresas como Ford o Boeing usan los hologramas para presentar sus nuevos vehículos.

AVANCES EN REPÚBLICA DOMINICANA TESTIMONIO DE LOS EXPERTOS

“La tecnología está presente en la planeación, el diseño y el desarrollo de un evento. Se ha vuelto imprescindible para obtener el impacto esperado. Para crear un evento exitoso el programa CRM (customer relationship management) es una excelente herramienta que utilizamos regularmente. Contiene datos de cada invitado para segmentar correctamente las convocatorias”.

Así lo explica Stefano Cavoli, CEO de S/Cavoli, empresa especializada en Relaciones Públicas y organización de eventos.

Y es que, en la actualidad, no usar la tecnología, puede ser una mala presentación para su empresa con las consecuencias que esto implica, tanto para la imagen corporativa como para la elección del cliente entre el abanico de competencias.

En referencia a los montajes, Cavoli comparte su testimonio: “Visuales en pantallas de TV hasta 3D, Mapping para proyectar imágenes sobre superficies reales, generalmente inanimadas, dan lugar a un espectáculo artístico fuera de lo común y logramos presentar cualquier producto de una manera diferente, y captar la atención del invitado”.

Lo que se busca, asegura Cavoli, “es causar impacto, pues los eventos empresariales son una vitrina especial de negocio, por lo que es casi una obligación emplear iluminación LED, códigos QR, tarjetas de visita electrónica y aplicaciones para teléfonos móviles”.

Zayenka Martínez, CEO de Don Eventos, empresa especializada en organización de eventos corporativos, explica que el envió de pulseras NFC con chip integrado, facilita el acceso del invitado al evento.

“Para lograr la conexión de los invitados con los objetivos de comunicación de la marca, utilizamos las pantallas de bienvenida, así, cuando el invitado llega aparece su nombre y foto en las pantallas electrónicas dispuestas para estos fines”, explica Martínez.

Maeno Gómez, CEO de Maeno & Co, empresa especializada en Relaciones Públicas y eventos, afirma que el uso de la tecnología sirve para crear experiencias interactivas y sensoriales, que a la larga son las que garantizan el éxito, algo que, subraya, en el escenario corporativo es muy importante.

“La tecnología nos permite estar informados de quién es el público objetivo para la experiencia que estás brindando. Antes, cuando se organizaba un evento, lo importante era que estuviera repleto de personas, pero muchas veces no sabías si les interesaba el producto. Por medio de encuestas de experiencia, la interacción en las redes sociales, escuchando al invitado, leyendo sus comentarios, puedes manejar esa información y dejar lo masivo a un lado para hablarle directamente a tu objetivo”, explica Gómez, quien agrega que la clave está en adaptarse a las necesidades del cliente y proponerle alternativas tecnológicas.

Estos profesionales coinciden al plantear que, “con el uso de la tecnología se eleva la calidad de los eventos, haciendo vivir a los asistentes una experiencia de cercanía con la marca, y aunque implica un esfuerzo económico importante en un primer momento, la tecnología innovadora genera en los asistentes un recuerdo memorable. “Eso sí –advierte Cavoli– todas las actividades deben ser parte de una estrategia o del plan de comunicación corporativo, de lo contrario, no tienen sentido”.

“Solo a través de la tecnología podemos producir el 'engagement' emocional de los invitados con el evento”, sostiene Martínez.

“Siempre trato de ser muy cauteloso para que la tecnología no distraiga el objetivo principal del evento y no robe protagonismo a la calidez humana, es importante buscar el equilibrio”, concluye Gómez.