55 años de sudor guardados en papeles

En un almacén que guarda millones de historias de aportes para el retiro, se mantienen acumulados en la sede del Instituto Dominicano de Seguros Sociales (IDSS) millones de expedientes manuales de 55 años de cotizaciones de trabajadores dominicanos al régimen de reparto.

Allí han visto morir sus esperanzas miles de trabajadores del sector privado y aquellos que pertenecían a empresas estatales como Corde, CDE y CEA, que cotizaron al IDSS desde 1948 al 2003, cuando se dio inicio al Sistema de Pensiones del Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS).

La búsqueda con registros de fichas identifica los expedientes desde 1948 al 1979.

La revisión se desarrolla en un espacio donde la escalera y un joven con guantes y mascarilla hace el oficio de “buscador”.

Para verificar el derecho de un cotizante a una pensión, para lo que requiere reunir un mínimo de 400 cotizaciones, es necesario revisar 96 libros a mano, contaminados con hongos, humedad, orina de ratones, entre otros contaminantes.

El tiempo de revisión podría reducirse a horas si el Gobierno aportara los 200 millones de pesos solicitados por la institución, necesarios para la digitalización y automatización de esos archivos.

Cada día 550 personas acuden a las instalaciones del IDSS en reclamos de pensiones o informaciones vinculadas a sus casos y se reciben sobre las 4,000 llamadas.

Sólo en el último año se recibieron unas 13,200 solicitudes de pensión, de las cuales 1,600 corresponden al mes de julio pasado.

Hazaña La búsqueda, pese a los esfuerzos de humanización, agilización y mística de servicio, que se ha implementado de forma visible en el último año en el área de pensiones del IDSS, se convierte en una verdadera hazaña.

Actualmente se están trabajando los expedientes del 2012, de los trabajadores que permanecen archivados de forma manual, para un atraso de cinco años, por lo que las nuevas solicitudes entran en turno de espera, pero en los que están automatizados, que son los del 2003 a la fecha, se está al día en el proceso de búsqueda.

400,000 cotizantes El IDSS, responsable hasta el 2003 del financiamiento y administración de las pensiones de los trabajadores amparados en la ley 1896, cuenta actualmente con unos 400,000 derechohabientes o cotizantes del sistema. De ese total unos 60,000 han solicitado pensiones, de los cuales 42,000 han sido pensionados en los 70 años de existencia.

Durante el último año se han otorgado 7,476 pensiones, fruto del trabajo de automatización puesto en marcha en la institución, lo que le ha permitido automatizar hasta la fecha 63,000 solicitudes, de las cuales 42,000 están convertidas en pensiones; 21,000 están en espera y otras 20,000 en agenda para procesarlas, de las cuales unas 36,000 permanecen en papeles.

Detalles Los detalles sobre el trabajo que se realiza en el área y los pasos que se dan para garantizar ese derecho del trabajador fueron expuestos ampliamente a Listín Diario por Ylma González, coordinadora ejecutiva de Pensiones; Sandra del Río, gerente de Pensiones; Limbert Reynoso, gerente de Informática, y Loida Ventura, subgerente de Pensiones del IDSS.

Explicaron que dentro de esos afanes se preparó un equipo de analistas que trabaja en la recuperación de documentos que están en franco deterioro, logrando levantar a la fecha un millón 200,000 registros, mientras se están revisando expedientes con más de 20 años archivados, de cotizantes que en ese momento, se les dijo que no completaban las 400 cotizaciones requeridas, y se ha comprobado que sí, logrando rescatar y completar hasta el momento alrededor de 100 beneficiarios.

A estas personas, el IDSS ha empezado a buscarlas encontrando muchas de ellas con 95 años y más y otras que fallecieron sin recibir ese derecho.

Archivos muertos La revisión total de los expedientes se decidió tras comprobar errores en una búsqueda piloto que se realizó inicialmente en la revisión del “archivo muerto” del IDSS que es de 12.5 millones de registros.

También se le está dando prioridad a los mayores de 80 años que van a solicitar pensiones a la institución, así como aquellas personas que están enfermas a fin de agilizarle el proceso de completar sus expedientes y poder enviarlos a Hacienda, donde por ley se debe ejecutar el pago.

También se trabaja en la búsqueda de los cotizantes de unos 3,000 expedientes que alguna vez sometieron la solicitud, pero le faltaba algún documento, como copia de cédula, acta de nacimiento, entre otros, y por lo tanto no completaron el proceso.

Esas personas nunca volvieron a la institución, rompiendo vínculo con el IDSS y dejando perdidos sus derechos.

Tres meses Los ejecutivos del área de pensiones del Seguro Social afirmaron que el proceso de automatización realizada en los expedientes de los últimos años ha sido tan eficiente que han podido emitir una pensión en tiempo récord de tres meses, algo nunca visto en el IDSS, cuyo tiempo estándar es de cinco a seis años.

Explicaron que antes se enviaban al Ministerio de Hacienda unas 400 pensiones mensuales y ahora se envían entre 800 y 1,000 expedientes completos al mes.

El área cuenta con 140 personas trabajando.

El monto de la pensión que reciben los cotizantes al IDSS es de 5,117.50 pesos mensuales, para ello la Ley establece que se deben tener 400 cotizaciones mínimas equivalentes a ocho años laborales, porque cada cotización equivale a una semana de trabajo.

Centro de Información Además de intervenir la planta física y la capitación del personal, en el Servicio de Pensiones del IDSS se implementó un centro de atención e información al asegurado, donde se logró habilitó una sala de espera, orden numérico para los turnos, espacio con televisor plasma para ver programas instructivos; espacio para tomar café y agua; se colocaron equipos tecnológicos con personal capacitado; un call center para la atención vía telefónica que tiene cinco espacios y dada la demanda se ampliará a 10.

Propuesta Para aquellos cotizantes que sometieron sus solicitudes, pero con el paso de los años han roto el vínculo con la institución, se está sometiendo al Consejo Directivo del IDSS una propuesta para especializar un personal que vaya a buscar a esa persona en la dirección que se tiene registrada o donde se encuentre para que pueda beneficiarse de la pensión.

Allí le recibe un espacio con nuevo rostro, limpio, con asientos y climatizado. Además con un personal amable y hasta sonriente, todo lo contrario a lo que ha sido la tradición.

Los cambios se han materializado en el último año, tras la llegada a la dirección del IDSS del psiquiatra César Mella, quien asegura que se trazó como meta dignificar ese servicio.

Ylma González, coordinadora ejecutiva de Pensiones, asegura que el tema se abordó empezando por humanizar el servicio, que abarca la instalación física y el recurso humano para que reciban a los envejecientes como los clientes, porque son los que tienen el derecho.

“En principio, los asegurados estaban en el patio y trabajamos para que se les reciba en una forma más digna. Cuando llegamos hacían falta hasta bombillos; los servicios se paraban en la elaboración de los expedientes hasta por falta de tinta, por lo que se trabaja en mantener suministros adecuados”, dijo la funcionaria.