¿Qué hace una empresa para almacenar sus documentos?

La falta de espacio junto a elevados costos inmobiliarios son algunas de las causas que provocan que miles de oficinas se encuentren ahogadas entre papeles que, lamentablemente, no se pueden lanzar a la basura. Naturalmente, esto implica retrasos en el manejo de la información y consecuencias en términos de productividad en este mundo cada vez más competitivo. Tampoco hay que olvidar los riesgos que atentan contra la seguridad de archivos de gran importancia que podrían representar una amenaza para la empresa, si llegan a manos equivocadas. Muchos optan por destinar sótanos o cualquier otro espacio para apilar esos documentos de los que la empresa no se puede deshacer. Sin embargo, la aplicación de esta alternativa puede acarrear riesgos de que plagas, falta de organización y cuidado, y hasta inundaciones arruinen los archivos. Hay muchas compañías que recurren al servicio de “out-sourcing” o custodia de archivos, ampliamente difundido en Estado Unidos, Europa y gran parte de América Latina. Para ello, hay entidades que se dedican a guardar esos documentos en instalaciones especializadas para tales fines. En República Dominicana este servicio comenzó en 2005 con la empresa Bunker, según su presidente, Ignacio Pérez. Ésta ofrece servicios integrales de gestión documental, consistentes en la custodia de archivos físicos, la digitalización de expedientes y la implementación de software para la gestión electrónica de documentos. Bunker Bunker comenzó sus operaciones en el país representado a File Solutions, empresa argentina especializada en gestión documental y con presencia en México, Chile, Bolivia y Uruguay. Ignacio Pérez explica que desde sus inicios, la empresa ha tenido la aceptación de grandes organizaciones internacionales radicadas en el país y acostumbradas al uso de estos servicios en sus lugares de origen. Las instalaciones especializadas para la custodia de archivos ofrecen estrictas medidas de seguridad, con el fin de garantizar, no solo la adecuada conservación de los documentos, sino de la confidencialidad de la información que contienen. Además de los controles de acceso, el centro de custodia documental de Bunker contempla la protección de los documentos de factores que atentan contra su preservación, tales como la temperatura, humedad, plagas, incendios y catástrofes climáticas. Otro de los beneficios que ofrece el out-sourcing es que permite un buen mane- jo institucional de la documentación, a través del uso de softwares especializados. Esto evita que las compañías dependan de la buena memoria de un empleado para la recuperación de los documentos, además de contar con la organización permanente de los archivos. El presidente de Bunker comenta que utilizan un software que maneja códigos de barras para el manejo y localización de los documentos, con el fin de mantener la confidencialidad del cliente y de la información. Este código permite, además, controlar la vida útil de los expedientes, pues se puede identificar aquellos que se han vencido y que pueden ser destruidos dentro de l mismo centro de custodia, para evitar la salida de información. Flashback Storage Otra de las empresas que ofrecen el servicio de almacenaje en el país es Flashback Storage Solutions, la cual tiene un año ofreciendo servicios, según explica su presidente y director general, Jorge Jiménez. Explica el ejecutivo que este modelo de empresa se ha implementado con éxito en naciones desarrolladas y e el algunos países sudamericanos, sin embargo, en Dominicana todavía falta tiempo. “Las empresas en República Dominicana son renuentes a entregar a terceros su documentación porque entienden que corren más riesgo poniéndola en manos de “desconocidos”, pero en la práctica está demostrado que en manos de empleados los archivos están más expuestos. La posibilidad de que un empleado sustraiga la información es de 80 a 20%, mientras en las compañías almacenadoras es casi nula”. De acuerdo al empresario, este estricto control se debe a amplias medidas de seguridad, que consisten, en sistemas de vigilancia con cámaras de seguridad, arquitectura pensada para la empresa, detectores de humos ultra especializados, aislamiento de cualquier cableado de los documentos y la restricción a la entrada a lugar a través del uso de rampas levadizas y malas electrificadas. Además, en el caso de los documentos triturados se pesan antes y después de salir, de manera que las cantidades sean similares. “En nuestro caso el contenido de los contenedores sólo lo saben los clientes, porque cada caja está identificada con un código de barra, a partir del cual se registra su ubicación exacta, lo que hace que el proceso de entrega sea lo más rápido posible”, declara. Jiménez considera además que otra ventaja de utilizar el servicio es que el personal pierde menos tiempo y se vuelve más productivo porque se pierde mucho tiempo manejando documentos. “Aquí entra nuestro servicio de digitalización, que aparte de que ahorra tiempo de escaneado y fotocopiado, contribuye a que sea menos el consuno de papel y el gasto en tinta”, dice Jiménez. SERVICIOS INNOVADORES De acuerdo a su perfil corporativo Flashback Storage Solutions ofrece servicios en cuatro puntos principales en el manejo de la documentación y son: el Document pack o almacenaje de documentos; el Digit pack o digitalización; el Crosscut pack o trituración y el Storage pack, es decir, almacenamiento en contenedores especiales, identificados con códigos de barra casi imperecederos. Garantías La custodia de archivos está sustentada en la especialización de sus instalaciones y de su operación, explica el presidente de Bunker Ignacio Pérez. Los documentos, deben ser conservados por medio de requerimientos especiales, por lo que no deben compartir espacios con otro tipo de materiales, equipos o mercancías que suele haber en los depósitos y almacenes tradicionales, sostiene. No deben estar en áreas donde exista un acceso o circulación permanente de personal y hay que alejarlos de elementos que podrían representar fuentes de contaminación, como productos alimenticios o muebles, o agentes inflamables, como combustibles de equipos y maquinarias, o productos químicos. Además, es fundamental gestionar el centro de custodia mediante un software especializado, ya que los archivos y la información no pueden manejarse como la mercancía común de un sistema de inventario.